Bij DKM BVBA beschikken we over directe en fiscale vertegenwoordiging. We leggen u graag uitgebreid uit wat dit allemaal inhoudt.
Directe vertegenwoordiging
Directe vertegenwoordiging zorgt ervoor dat zowel wij, als onze opdrachtgever uit de directe aanschrijving worden gehouden. Dit wil zeggen dat, indien er zich problemen stellen of de douane doet a posteriori een onderzoek, ze in plaats van de aangever de ontvanger zelf gaan aanschrijven.
Fiscale vertegenwoordiging
Fiscale vertegenwoordiging heeft betrekking op de goederen die per direct worden geleverd buiten België. Op het moment dat de douane de inklaring vrijgeeft, maken we bij DKM een fiscale nota op voor de vrijstelling van BTW in België. Deze fiscale nota wordt doorgestuurd naar de opdrachtgever, die op zijn beurt weer dient doorgestuurd te worden naar de fiscaal vertegenwoordige. Deze staat vermeld op de fiscale nota. De fiscaal vertegenwoordigde dient deze in te geven in zijn BTW-boekhouding, zodat de BTW tussen de verschillende lidstaten wordt verworven.
We geven even een voorbeeld:
Wat dient u te doen na levering van de goederen onder fiscale vertegenwoordiging?
Belangrijk is dat u DKM voorziet van de afgestempelde CMR en de leveringsfactuur vanuit België naar de lidstaten. Dit is nodig om aan te tonen dat de goederen effectief zijn geleverd op de voorgestelde bestemming.
Indien de goederen reeds werden doorverkocht naar een bedrijf anders dan de importeur, vragen we een doorverkoop factuur op. Deze factuur gebruiken we om de fiscale nota op te maken, met de vermelding van de uiteindelijke ontvanger en van de fiscale vertegenwoordiger. Hiervoor moeten we dan ook de CMR en leveringsfactuur naar de uiteindelijke eindontvanger ontvangen.
Digitale mandaten
Sinds januari 2021 is DKM overgestapt op een digitaal systeem om onze mandaten te laten ondertekenen. Hiervoor gebruiken we het digitale systeem Signhere.
Wat houdt dit concreet in?
Als opdrachtgever ontvangt u van DKM een infosheet in het Nederlands of in het Engels. De Nederlandse versie kan u hier downloaden, voor de Engels versie klikt u hier. Deze moet u door uw klant laten invullen. Zodra wij alle nodige informatie hebben ontvangen, maken wij de mandaten aan en versturen deze digitaal naar uw klant om te laten ondertekenen. De optie om deze mandaten af te drukken en mantueel te ondertekenen is er niet.
Hieronder vindt u de verschillende manieren waarmee u de mandaten kan ondertekenen:
De invoerder krijgt van ons een link in zijn/haar mailbox. Door de vorm en de status van deze link, is het echter wel mogelijk dat deze in de spam folder terecht komt. Het systeem hebben we bij DKM zelf uitvoerig gecontroleerd en getest en wij kunnen u garanderen dat alles veilig verloopt.
Hoe te behandelen?
Wanneer u als invoerder de link ontvangt, klikt u op deze link. De klant wordt dan meteen doorverwezen naar de contracten die men moet ondertekenen.
Helemaal onderaan vindt u het vakje ‘I DECLARE’. Dit moet u aanvinken om verder te kunnen gaan met het proces. U kan kiezen uit de volgende mogelijkheden:
Voorbeeld e-mail
Als u de mail heeft ingevuld, krijgt u per e-mail een code. Belangrijk! Sluit nooit de website. De link is namelijk maar 1 keer geldig.
Het systeem gaat automatisch de handtekening toevoegen op de contracten.
De contracten zijn nu ondertekend. Hier krijgen wij een melding van, waarna wij de mandaten toevoegen in ons systeem. Ook krijg het importteam de melding dat deze invoerder is toegevoegd aan de database en daarmee groen licht krijgt om deze inklaring te voltooien.
